Konferenz-Anleitung

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Vorbereitung

  • Hast du Mumble installiert?
  • Kopfhörer suchen und anschließen, damit es bei der Konferenz keine Rückkopplungen gibt.
    • Nach Möglichkeit ein Headset mit gut zu positionierendem Mikrofon besorgen. Dies steigert deutlich die Konferenzqualität für alle.
  • Mit einem Bekannten zusammen Sprachqualität und Lautstärke testen.
  • Notizblock bereitlegen

Themen

Beim Eintragen eines Themas in die Tagesordnung bitte...

  • den Referenten angeben: (Referent)
  • die geschätzte Dauer angeben z.B.: (Referent / 10min)
  • mit der Signatur unterzeichnen: --~~~~

Falls kurzfristig ein Thema auf die Tagesordnung gesetzt werden soll, dann sollte dies zu Beginn der Konferenz bekanntgegeben werden. Bei ausreichender Zeit kann dies am Schluss behandelt werden.

Begriffsdefinitionen

  • Der Konferenzleiter ist die Dame vom Amt d.h. er ruft alle Teilnehmer an und baut die Konferenz auf.
    Inzwischen hinfällig, da wir jetzt Mumble benutzen.
  • Der Moderator leitet die Konferenz, stellt die Tagesordnung vor, behält die Zeit im Blick und übergibt das Wort an die Referenten.
  • Der Protokollführer stellt sicher, dass alle Entscheidungen (Was/Wer/Wann) und Schnittmarken im Protokoll festgehalten werden. Innerhalb von 24 Stunden sollte es im Wiki verfügbar sein.
  • Der Referent stellt sein Thema kurz vor, nennt alle Punkte, die er ansprechen will und koordiniert die Teilnehmer, damit diese nacheinander zu Wort kommen.
  • Der Teilnehmer kann Anmerkungen/Fragen nach vorheriger Wortmeldung äußern.

Beginn

Chat
Wortmeldungen, Abstimmungen und Links werden im Chat kommuniziert. Eventuelle kurzfristige Änderungen werden dort bekanntgegeben. Deswegen rechtzeitig mit irc://chat.freenode.net/c3ma verbinden.
VoIP
Alle Teilnehmer sollten sich bereits 5 Minuten vor dem angekündigten Konferenzbeginn einfinden, indem sie in Skype online gehen und den Konferenzleiter via Chatnachricht bitten, sie anrufen. Damit ist gewährleistet, dass evtl. auftretende technische Probleme noch beseitigt werden können und die Konferenz pünktlich beginnt.
Der Konferenzleiter selbst sollte 10 bis sogar 15 Minuten vor Konferenzbeginn online (auch im Chat) sein.

Ablauf

  1. Begrüßung und Vorstellung der Tagesordnung durch den Moderator.
  2. Aufarbeiten des Feedbacks zur vorangegangenen Konferenz (falls vorhanden).
  3. Übergabe an den Referenten, der einen Tagesordnungspunkt leitet.
  4. Rückgabe an Moderator.
  5. Wiederholung von 3. und 4. bis zum Ende der Tagesordnung.
  6. Hinweise, Ankündigungen zur nächsten Konferenz (Konferenzleiter bestimmen) und Verabschiedung durch den Moderator und Ende.
  7. Lesen des Protokolls und ggf. Links ergänzen und Korrekturen vornehmen.
  8. Feedback zur Konferenz im Wiki äußern. Was war gut, was kann verbessert werden.

Aufzeichnung

Die Konferenzen werden redundant aufgezeichnet. Vor Beginn wird eine Person benannt, die die Aufzeichnung durchführt und hinterher entsprechend schneidet. Mindestens eine weitere Person macht als Failover eine Aufzeichnung, welche verworfen wird, sobald die Hauptaufzeichnung als fehlerfrei festgestellt wurde. Sollte ein Teilnehmer eine Aussage machen, welche nicht in der Aufzeichnung enthalten sein soll, ist dies davor oder danach deutlich zu sagen. Dies wird dann vor der Verfügbarmachung der Aufzeichung aus dieser entfernt.

Gesprächsregeln

  • Der Moderator leitet das Gespräch.
  • Wer etwas sagen möchte, macht eine Wortmeldung. Dies gilt auch für den Moderator.
  • Der Moderator überwacht die Wortmeldungen und erteilt das Wort. Ohne Worterteilung wird nicht gesprochen. Auch keine kurzen Zwischenrufe.
  • Wenn man eine Ja/Nein- oder Dafür/Dagegen-Frage beantworten möchte, tut man dies im Chat, eine Wortmeldung ist nicht erforderlich.
  • Wer nicht spricht, schaltet sein Mikrofon stumm. Entweder in Software oder in Hardware. Dies erhöht für alle beträchtlich die Konferenzqualität.
  • Jeder soll dafür sorgen, dass er keine Störgeräusche oder Rückkopplungen verursacht. Insbesondere sollen Kopfhörer verwendet werden (sonst werden störende Echoeffekte erzeugt).
  • Äußerungen im Chat sind verbal zu wiederholen, damit sie in der Aufzeichnung auftauchen. Üblicherweise liest der Moderator relevante Chatbemerkungen vor.
  • Fragen in die Runde sollen vermieden werden. Stattdessen sollen die Teilnehmer nacheinander zu ihrer Meinung befragt werden. Dies vermeidet, dass entweder alle gleichzeitig oder niemand redet. So ist sichergestellt, dass jeder zu Wort kommt.

Abkürzungen im Chat

m Wortmeldung
-m Wortmeldung zurückziehen
j Ja / Dafür
n Nein / Dagegen